如何讓 AI 當你的提醒小助手？不只是鬧鐘，而是會幫你保留工作脈絡的助理
- 小步
- 7月8日
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已更新：7月11日
有時候，我們不是忘記事情本身，而是忘記「什麼時候該回頭處理這件事」。
像是合作信件還不能馬上回覆，因為要等後台數據更新；某個專案要等幾天後再確認；有通電話要打，但要等對方方便的時間；或是某個靈感現在沒時間做，但又不想讓它消失。
這些事情如果只放在腦袋裡，很容易被新的工作蓋過去。
這時候，AI 就不只是聊天工具，也可以變成一個提醒小助手。
而且它跟一般鬧鐘不太一樣。
一般鬧鐘只能提醒你：
時間到了，該做某件事了。
但 AI 可以提醒你：
當初為什麼要做這件事？這件事的背景是什麼？下一步應該怎麼處理？
這就是 AI 提醒最有價值的地方。
它提醒的不是只有「時間」，而是幫你把工作脈絡一起帶回來。
那可以用什麼 AI 來幫忙？
這裡提到的 AI 提醒小助手，不一定只限定在某一個工具。
如果你平常使用 ChatGPT，可以直接請它幫你建立排程提醒。
像是一次性提醒、週期性提醒，或是定期檢查某件事情，有重要變化時再通知你。
OpenAI 官方說明中提到，ChatGPT 的排程任務支援「已排程」頁面、更彈性的排程選項，也可以請 ChatGPT 檢查變化，並在有重要更新時通知使用者。
如果你平常比較常使用 Gemini，也可以把它當成提醒小助手，只是設定方式要稍微注意一下。
Gemini 比較適合用來幫你整理提醒內容、規劃提醒時間、補足事情背景，以及協助你把提醒文字寫得更清楚。
但實際要讓提醒在指定時間跳出通知，通常會透過 Google Tasks 來完成。
Google 官方說明中提到，Gemini Apps 可以新增、編輯與顯示來自 Google Tasks 的任務與提醒，也可以協助建立、尋找和編輯 Google Calendar 裡的行程。
也就是說，你可以先請 Gemini 幫你整理：
這件事要什麼時候提醒？
提醒內容要怎麼寫？
背景資訊要不要補進去？
到時候下一步要做什麼？
接著，再把這個提醒建立到 Google Tasks 或 Google 日曆裡。
所以重點不是一定要使用哪一個 AI 工具，而是你能不能把「之後要回來處理的事情」交代清楚。
不管是使用 ChatGPT、Gemini，或其他能協助你整理任務與提醒內容的 AI 工具，只要搭配合適的通知方式，都可以變成你的提醒小助手。
真正有價值的地方，不只是 AI 幫你記住時間，而是它可以幫你保留當下的工作脈絡，讓你晚一點回來處理時，不用重新想一次：
我當時到底要幹嘛？
AI 提醒跟一般鬧鐘有什麼不同？
一般提醒工具通常是這樣：
7 月 9 日早上 8 點回覆合作信
這當然有用，但時間到了，你可能還是要重新回想：
這是哪一封信？
為什麼要晚一點回？
要先確認什麼資料？
回覆時要注意什麼語氣？
但如果你用 AI 來設定提醒，就可以寫得更完整。
例如：
7 月 9 日早上 8 點提醒我，重新查看後台近 28 天數據，確認熱門地區分布後，再一起回覆某封合作信。
你會發現，這已經不只是提醒了。
它更像是幫未來的自己留下一張工作便條紙。
時間到了，你看到的不只是「該做什麼」，也會知道「為什麼要做」和「下一步怎麼做」。
這就是 AI 提醒比一般鬧鐘更適合工作管理的原因。
什麼情境適合交給 AI 提醒？
我覺得可以先從三種類型開始。
1. 一次性提醒：適合「晚點一定要回來處理」的事情
這是最接近一般鬧鐘的用法。
例如：
明天早上提醒我寄報價
週五下午提醒我確認影片初稿
今天晚上 7 點提醒我整理這篇文章
7 月 15 日提醒我追蹤客戶回覆
下午 3 點提醒我打電話給某個窗口
晚上提醒我確認孩子明天要帶的東西
這類提醒的重點是：
時間明確，事情單純。
但我會建議不要只寫「提醒我整理文章」。
你可以寫成：
今天晚上 7 點提醒我整理這篇「如何讓 AI 當提醒小助手」文章，先檢查 Wix 文章內容，再確認是否需要另外整理社群導流貼文。
這樣提醒跳出來時，你會更容易直接接續工作，而不是重新想一次現在要從哪裡開始。
2. 週期性提醒：適合固定要重複做的事情
這類提醒適合那些你知道很重要，但常常忘記固定執行的事情。
例如：
每週一提醒我整理本週工作安排
每週五提醒我檢查網站文章是否需要更新
每個月底提醒我整理收入與支出
每天早上提醒我確認今天最重要的三件事
每週日提醒我整理下週家庭行程
每個月提醒我檢查固定支出與訂閱服務
如果你是自由工作者、內容創作者，或是經常同時處理多個專案，這種提醒會很實用。
因為很多工作沒有主管提醒，也沒有固定流程推著走。
你必須自己管理節奏。
這時候，AI 就可以變成一個比較溫和的工作節奏提醒器。
它不會像主管一樣催你，但可以在固定時間把你該回來看的事情帶回來。
3. 監控型提醒：適合「有變化再通知我」的事情
這是比較進階、也比較像 AI 小助手的用法。
不是單純時間到了就提醒，而是請 AI 定期檢查某件事情，只有在有重要變化時再通知你。
以 ChatGPT 的排程任務來說，官方說明中提到，使用者可以請 ChatGPT 檢查變更，並在有重要更新時收到通知。
例如：
有重要 AI 工具更新時通知我
每天檢查一次是否有值得追蹤的產業新聞
某個主題有新消息時提醒我
某個活動或資料有重要變化時再告訴我
下週如果天氣變化很大，提醒我調整出門安排
這種用法跟一般提醒不太一樣。
它不是提醒你「去看」。
而是先幫你看過，真的有值得注意的內容，再提醒你。
當然，這類任務是否支援、能做到什麼程度，會依照不同 AI 工具、方案和功能開放狀態而有所不同。
所以在實際使用時，還是要以各工具目前提供的功能為主。
怎麼設定 AI 提醒？
最簡單的方式，就是直接用自然語言告訴 AI。
你不需要記特殊指令，也不一定要打開複雜的設定頁面。
可以這樣說：
請在明天早上 8 點提醒我，重新查看後台近 28 天數據，確認熱門地區分布後，再回覆合作信。
也可以這樣說：
每週一早上提醒我整理本週工作安排，包含影片進度、合作案、網站文章和待辦事項。
或是：
今天晚上 7 點提醒我整理這篇「如何讓 AI 當提醒小助手」文章。
也可以用在生活安排上：
明天下午 3 點提醒我打電話給客服，詢問帳單問題。
或是：
每週日晚上提醒我確認下週家人的行程和要準備的東西。
如果是使用 ChatGPT，可以直接用自然語言請它建立排程提醒，也可以在「已排程」相關頁面中查看與管理任務。
OpenAI 官方說明中提到，使用者可以從 ChatGPT 網頁版或行動版側邊欄的「已排程」頁面建立任務，也可以編輯、暫停或刪除任務。
如果是使用 Gemini，則可以把它當成「提醒建立助手」。
你可以先請 Gemini 幫你整理提醒內容，例如：
接著，Gemini會把提醒內容新增到 Google Tasks 及 Google 日曆。
如此一來，Gemini 負責幫你記錄，Google Tasks 負責在指定時間通知你。
不過這裡有一個小提醒。 以我自己的測試結果來看，Google Tasks 的手機通知不一定會完整顯示提醒內容，有時候只會看到 Google 帳號或簡短資訊。 如果想查看完整提醒內容，還是需要回到 Google 日曆或對應的任務內容裡確認。
所以不管使用哪個工具，設定提醒時最重要的都不是按鈕在哪裡，而是提醒內容有沒有寫清楚。
建議安裝相關 App，並開啟通知
如果你真的想把 AI 當成提醒小助手，我會建議不要只在電腦上使用。
最好也把相關 App 安裝到手機裡，並確認通知功能有開啟。
這裡要注意，不同工具的提醒通知來源可能不一樣。
如果你是使用 ChatGPT 的排程提醒，就要確認手機有安裝 ChatGPT App，而且通知權限有開啟。
這樣即使你沒有打開電腦版 ChatGPT，手機也比較有機會收到提醒通知。
如果你是使用 Gemini 協助整理提醒內容，實際提醒通常會透過 Google Tasks 完成。
(就像前一段落顯示圖片)。
這時候就要確認手機上有安裝 Google Tasks 或 Google 日曆 App，並且把通知權限打開。
原因很簡單：
你不可能一直坐在電腦前。
有時候你正在外面、在路上、在接孩子、在買東西，或是剛好沒有打開電腦。
如果提醒只出現在電腦裡，你可能就會錯過。
但如果手機 App 有安裝好，通知權限也開啟，提醒就比較容易在你需要的時間出現。
所以設定 AI 提醒時，可以順手確認這幾件事：
如果用 ChatGPT 排程提醒，要安裝 ChatGPT App 並開啟通知
如果用 Gemini 整理提醒內容，要搭配 Google Tasks 或 Google 日曆
Google Tasks 或 Google 日曆 App 的通知權限要開啟
手機系統不要把重要通知靜音或關閉
特別重要的事情，可以搭配日曆、待辦 App 或手機鬧鐘雙重提醒
這樣 AI 才不只是你坐在電腦前才用得到的工具，而是可以真正陪你移動的提醒小助手。
設定提醒時，我會建議這樣寫
不要只寫：
提醒我回信。
這樣時間到了，你可能還是要重新想一次：
要回哪封信？
為什麼要回？
要先確認什麼資料？
要用什麼語氣回？
比較好的寫法是：
提醒我回覆某封合作信，先查看後台近 28 天數據，確認熱門地區分布後，再決定回覆內容。
這樣提醒出現時，你會立刻知道下一步。
我會建議提醒內容至少包含三件事：
要做什麼
為什麼要做
下一步要怎麼做
你可以把它想成一個簡單公式：
時間 + 任務 + 背景 + 下一步例如：
今天晚上 7 點提醒我整理 AI 提醒小助手這篇文章，
先檢查 Wix 文章內容，
再確認是否需要補上 ChatGPT 和 Gemini 都可以使用的說明。再舉一個生活例子：
明天下午 3 點提醒我打電話給客服，
因為帳單有一筆金額需要確認，
通話前先準備好帳單截圖和會員資料。這樣 AI 提醒才不只是鬧鐘，而是可以幫你接住工作與生活脈絡的小助手。
使用 AI 提醒時，要注意什麼？
AI 提醒很好用，但我覺得有幾件事情還是要注意。
1. 提醒內容不要太模糊
例如：
提醒我處理事情。
這種提醒到時候跳出來，其實幫助不大。
因為你還是要重新想：
是哪件事情？
為什麼要處理？
下一步是什麼？
比較好的方式是，把背景和下一步一起寫進去。
例如：
明天早上提醒我確認合作信是否需要回覆，先查看對方有沒有提供完整合作細節，再決定是否報價。
或是：
晚上提醒我確認明天出門要帶的資料，包含證件、報名資訊和交通時間。
2. 重要但敏感的資料，不一定要完整寫進提醒
如果提醒內容涉及合約、金流、個人資料、客戶隱私，不一定要把所有細節完整寫進去。
你只需要寫到足夠讓自己想起來即可。
例如可以寫：
提醒我確認某合作案的合約條款與付款時間。
不一定要把完整合約內容、金額細節或個人資料全部放進提醒裡。
生活上也是一樣。
如果提醒和帳號、證件、付款資料有關，只要寫到能讓自己知道該處理什麼就好，不需要把完整資料放進提醒內容。
3. 要定期整理排程
提醒設定久了，自己也可能忘記曾經安排過什麼。
有些提醒可能已經過期，有些專案可能已經結束，有些任務可能已經不需要了。
所以我會建議偶爾問 AI：
幫我列出目前有哪些排程。
或是：
我有哪些提醒？
這樣可以檢查目前還有哪些任務，避免舊提醒一直留著。
4. 不同工具的支援程度可能不同
ChatGPT、Gemini 或其他 AI 工具，對於提醒、排程、通知、日曆整合的支援程度可能不完全一樣。
有些工具比較適合做單次提醒。
有些工具比較適合搭配日曆與待辦事項。
有些工具則可以做週期性整理或監控型任務。
所以實際使用時，不需要執著於哪個工具最好。
比較重要的是：
選擇你平常最常使用，而且最容易接收到提醒的工具。
因為提醒工具再強，如果你平常不會打開它，效果也會打折。
結語：AI 不是只用來回答問題，也可以幫你延續工作與生活節奏
很多人使用 AI，還停留在「問問題、寫文章、整理資料」。
但其實 AI 也很適合拿來做節奏管理。
不只是工作，也包含生活。
像是提醒自己晚點回覆訊息、打電話、整理帳單、確認家人行程、準備隔天要帶的東西、追蹤某個活動時間，這些看起來很小的事情，其實都很消耗腦袋。
尤其生活裡有很多事情，不是現在立刻要做，而是「等一下」、「明天」、「下週」、「某個時間之後」才適合處理。
這種時候，如果只靠自己記，很容易一忙就忘。
AI 提醒的價值就在這裡。
它不一定會取代你的待辦清單，也不一定會取代你的日曆。
但它可以幫你在適合的時間，把重要的事情重新帶回來。
不管是工作專案，還是生活瑣事，只要你把時間、背景和下一步交代清楚，AI 就能幫你保留當下的脈絡。
對我來說，AI 提醒最實用的地方，不是叫我不要忘記。
而是幫我記住：
我當時為什麼要做這件事。
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